Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей. Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими. Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?

Специфика должности

Что это за должность - «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний. В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы. Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.

В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами. В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими. В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках. Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Основные обязанности

Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так. Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений. Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.

В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях. Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции. Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима. Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции. Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК. Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов. Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора). С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Должностная инструкция помощника: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.

В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника. Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.

Должностные обязанности помощника

Следующий ключевой раздел инструкции - «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя. Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Ответственность помощника

Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел - «Ответственность». Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.

Резюме

Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия. Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия. В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.

В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.

Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий. Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации. Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.

Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться. Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях. При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в

крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации

иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) –важнейший навык, позволяющий соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме. Навыки по существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя–это управляющий администратор, к

наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

А) Проактивность–умение работать наопережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;

Б.) Универсальность–способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям

В) эффективные коммуникации и информационная логистика–умение управлять информационными потоками;

Г) умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;

Д) навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько

возможных решений–оптимальное, резервное и «кризисное» –на случай развития событий по нежелательному сценарию;

Е) свободное владение компьютерной техникой (управляющий

администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);

Ж) Ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия; супервайзинг

З) Навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность,

ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно

обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию. Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирм

Юрий Водилов, генеральный директор компании «Сибрыбпром», считает, что функционал помощника руководителя состоит в следующем:

Организация телефонных переговоров;

Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;

Подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);

Прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем – доведение резолюций Генерального директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;

Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;

Прием и своевременное представление документов на подпись;

Встреча и прием посетителей руководителя;

Подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);

Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя)

С точки зрения М.Е. Тарасовой руководитель организационно-административной службы ЗАО «НК Руснефтехим» среди обязанностей основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

Административная поддержка руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

Ведение деловой переписки руководителя;

Подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

Организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

Устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

Подготовка отчетности о расходах;

Выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться, зависимости в зависимости от размеров и деятельности компании.

На российском сайте по поиску работы, имеются сведения, где подготавливают личных помощников руководителя, смежных карьерах и что особенно важно о требованиях к навыкам и умениям к личным помощникам:

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001

«Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование–специальность 0611«Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих поэтим специальностям, сегодня достаточно много.В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специальностипо документационному обеспечению управления

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

1.Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

2.прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов

3.документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4.ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

5.формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в

архив; контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов

и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и

поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

6.ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

1. прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail)

создание «телефонного имиджа» компании и руководителя,

2.ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков,

самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению

3.Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами

организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создание условий, способствующих его эффективной работе;

4.организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника

5.Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

6.Организация презентаций и представительская деятельность;

7.организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

8.Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

В статье Екатерины Пановой генеральный Директор ООО «КАУС- секретарь», имеется классификация личных помощников в зависимости от размеров организации, количества документооборота в ней, и человек работающих на руководителя данной организации.

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию). Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров. Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник генерального директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник. Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи. За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер. Различия должности секретаря состоят в следующем. Словом «секретарь» обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п

Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками,

личностными и профессиональными качествами, ведь помощники –это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду. Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя»

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации


Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?


Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

  • Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
  • Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
  • Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
  • Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?


Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Личный помощник руководителя


Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника - приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы


Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция "Помощник руководителя", как и любая другая, должна включать следующие части:

  1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
  2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
  3. Права, предоставляемые работнику.
  4. Пределы ответственности за нарушения.
  5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
  6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
  7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Директор (название организации)

Должностная инструкция "Помощник руководителя"

1. Основные условия

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Начальник отдела кадров

Специфика компетенций помощника руководителя проекта


Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?


Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Должностная инструкция помощника руководителя



Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.

Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности помощника руководителя


Помощник руководителя относится к категории специалистов. В его должностные обязанности входит:

  • Планирование рабочего дня руководителя предприятия;
  • Осуществление технической стороны деятельности руководителя;
  • Обслуживание командировок – заказ авиабилетов и билетов на поезд, заказ такси, бронирование гостиниц;
  • Организация встреч и переговоров;
  • Подготовка документов к этим встречам;
  • Выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
  • Сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
  • Принятие участия в переговорах, специальных приёмах, деловых встречах;
  • Ведение протоколов этих переговоров и встреч;
  • Оформление другие документы, имеющие отношение к этим встречам;
  • Согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
  • Доведения до сведения руководителям подразделений указаний руководителя предприятия;
  • Контроль над исполнением этих указаний;
  • Сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
  • Проведение аналитических и информационных работ;
  • Подготовка справочных и иных материалов для руководителя;
  • Ведение делопроизводства;
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, поступающей для руководителя;
  • Учёт и регистрация входящей корреспонденции, как почтовой, так и электронной;
  • Ведение записи на приём к руководителю;
  • Получение в государственных органах и органах местного самоуправления информации, необходимой для руководителя. Информация получается по поручению;
  • Соблюдение техники безопасности и норм охраны труда;
  • Соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
  • Выполнение различных поручений от руководителя.

Должностные обязанности помощника руководителя могут быт шире или уже. Это зависит от специфики деятельности самой компании, от её места на рынке, от конкурентоспособности и от других факторов, которые могут повлиять на режим рабочего времени руководителя.

Например, он может быть наделён правом визировать документы или же только принимает документы к учёту для визирования их руководителем.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя в формате.doc вы можете

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Актуальность и перспективы развития данной должности

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

  • близость к начальству;
  • постоянный доступ к актуальной информации;
  • возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
  • возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
  • работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

  • частые командировки;
  • ненормированный рабочий график;
  • нахождение в стрессовой ситуации;
  • эмоциональные срывы начальства;
  • необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность


Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами , как:

  • коммуникабельность;
  • уверенность в себе;
  • способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
  • правильно поставленная речь;
  • определенная жесткость;
  • твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Обязанности секретаря-делопроизводителя рассмотрены в этой статье.

О профессии супервайзера читайте в данном материале.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан :

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность


Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

  • предоставления рабочего места;
  • оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
  • предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

  • опыт и стаж работы;
  • наименование предыдущих мест работы в данной должности;
  • степень владения компьютером и необходимыми программами;
  • уровень владения иностранными языками;
  • опыт работы с документами;
  • наличие высшего образования;
  • наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

Особенности работы в различных сферах деятельности


В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию


Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя


Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя



Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента


Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Руководство предприятием является ответственной и сложной задачей , топ-менеджер обязан выполнять множество процессов – контролировать работу подчиненных и выполнение предприятием заданного плана. Достичь все эти цели без хорошей поддержки просто невозможно, поэтому второй значащей личностью на предприятии или в бизнесе является помощник руководителя , обязанности и полномочия которого оставляют весомое впечатление.

Особенные характеристики

Толковыми ассистентами руководитель дорожит в такой же мере, как и офис-менеджерами, так как данная должность обязывает человека иметь не только основные базовые навыки, но и обладать множеством человеческих качеств:

  • хорошим вкусом;
  • развитым эстетическим чувством;
  • внутренней готовностью;
  • преданностью интересам предприятия;
  • чувством такта и воспитанностью.

При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты :

  1. Уметь подчиняться руководителю и приспосабливаться к особенностям его характера, но при этом быть способным на управление проектами, организовывать служащих самых различных рангов.
  2. Кроме этого важно чувствовать тонкую грань ответственности, так как сделать больше ожидаемого значит выполнить работу руководителя, что не всегда приветствуется, а меньше – это оставить свои обязанности для доработки шефу.

Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.

Перечень обязанностей помощника

Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности :

  • контроль рабочего дня руководителя – встречи, совещания, деловые поездки, обеды;
  • забота о рабочем месте шефа – контроль чистоты кабинета и поддержания в нем оптимального микроклимата;
  • контроль корреспонденции, особенно входящих документов;
  • ответы на звонки;
  • предотвращение стрессовых ситуаций;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • контроль над наличием необходимых канцтоваров.

Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.

Так, на небольших предприятиях данный специалист помимо своих обязанностей может заниматься хозяйственным обеспечением деятельности офиса, ведением первичной бухгалтерской документации, координацией работы водителей, курьеров, поставщиков.

В то время как на больших предприятиях руководитель имеет сразу двух помощников – делопроизводителя, имеющего отношение к работе с бумагами и звонками, и помощника – организатора рабочего дня.

Требования, предъявляемые работодателем к профессиональным навыкам соискателя

Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.

Но наниматель с большими запросами будет искать только опытного специалиста в профессиональном и жизненном плане .

Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.

Но кроме этого соискатель должен:

  • уметь быстро набирать текст;
  • работать со всеми офисными программами;
  • знать иностранный язык, минимум английский;
  • не допускать в документах орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок;
  • уметь работать с нестандартными компьютерными программами, что предполагает наличие первичных навыков программирования;
  • все знать о делопроизводстве и формировать документы с учетом нормативных требований;
  • обладать грамотным формированием мыслей и поставленной речью;
  • знать основы законодательства.

Личностные качества ассистента

Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера , которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:

  1. Стрессоустойчивость – именно помощник первый примет на себя недовольство начальства или услышит ропот подчиненных.
  2. Функциональность – ассистент должен уметь выполнять и контролировать несколько процессов одновременно.
  3. Позитивность – такой специалист должен всегда излучать позитив, так как ему нередко приходиться общаться с компаньонами и деловыми партнерами.
  4. Оптимизм – помощник обязан в любых неприятностях видеть перспективу и не бросать незаконченное дело.
  5. Способность к обучаемости – стремление к новым познаниям и скрупулезность при изучении рабочего процесса обязательны.

Кроме этого характер ассистента должен дополнять характерные черты руководителя, что очень важно для гармоничного сотрудничества.

Ассистент – это правая рука руководителя, его работа предполагает постоянное нахождение при начальстве и исполнение всех его поручений, а именно:

  1. Контроль документооборота руководителя, в некоторых случаях руководство секретариатом и ведение документации предприятия в целом.
  2. Контроль рабочего дня шефа – напоминание о совещаниях, встречах, презентациях и прочих важных мероприятиях.
  3. Ведение внешней переписки нанимателя.
  4. Прием входящих звонков.
  5. Обеспечение руководителя всей требуемой информацией.

Запись в трудовую книжку

Внесение информации в трудовую необходимо делать в течение 5 дней с момента подписания договора и начала исполнения обязанностей.

Вносится запись на основании приказа руководителя о принятии специалиста на работу.

Вписываются следующие данные :

  • порядковый номер записи;
  • дата приема специалиста;
  • название предприятия указывается в разделе «Сведения о работе», здесь же формируется такое предложение «Работник принят на работу в должности помощника руководителя»;
  • основание – приказ от такого-то числа с указанием его номера.

Таким же образом указываются в трудовой и данные об увольнении, при этом работник должен ознакомиться с записью под роспись .

В данном видео рассказывается о том, кто такой личный помощник руководителя.

Права и ответственность ассистента

Лицо, занимающее данную должность, вправе:

  • подписывать документы от лица руководителя, если это предусмотрено трудовым договором;
  • затребовать документы для получения необходимой информации, имеющей отношение к его деятельности и обязанностям;
  • делать запросы в соответствующие структуры и организации для получения рабочих документов;
  • требовать от руководства предоставления ему надлежащих условий для качественного исполнения обязанностей.

Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность .

Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция является обязательным локальным актом на каждом предприятии , она содержит должностные обязанности специалиста.

Документ содержит:

  • название должности;
  • общие положения, в которых заключены требования к образованию и опыту работы;
  • должностные обязанности;
  • дополнительные действия ассистента – взаимоотношения;
  • права и ответственность;
  • варианты решения трудовых споров;
  • режим работы и отдыха;
  • компенсация за переработку.

Должностную инструкцию на предприятии обычно составляет кадровик совместно с юристом, руководитель обязан ее утвердить.

Работник должен ознакомиться с ней и поставить подпись для подтверждения данного факта.

У помощника руководителя стандартный рабочий график 8 часов согласно трудовому соглашению.

Но на самом деле приходиться быть постоянно на связи и зависеть от дневного графика руководителя, что странно и неуместно для выпускника вуза.

Опытный специалист не будет столь категоричен, так как на любой должности могут происходить ситуации, требующие внеурочного выхода на работу.

Информация в резюме соискателя

К составлению резюме на данную должность необходимо приступать после изучения обязанностей и характеристик помощника .

Резюме на должность состоит из таких пунктов:

  1. ФИО соискателя.
  2. Семейное положение – этот пункт имеет большое значение, с одной стороны семейный человек более ответственен, но с другой частные командировки и ненормированный рабочий график могут стать виной нарушения идиллии в семье.
  3. Образование – необходимо указать все оконченные учебные заведения, если образование неполное на этом делается акцент. Указать на все курсы, повышающие квалификацию, уточнить знание иностранных языков.
  4. Опыт работы – при его наличии необходимо сделать подробное описание, но при отсутствии следует указать на свою готовность прилежно исполнять обязанности, можно описать достижения в процессе практики, даже принести характеристику с места ее прохождения или с учебного заведения.
  5. Дополнительные сведения – здесь можно указать на свои достижения в олимпиадах, конкурсах, описать проявленные организаторские способности, какие умения кроме профессиональных еще присутствуют, к примеру, вождение авто.
  6. Контактная информация – адрес, номер контактного телефона, электронный адрес, ссылку на страницу в соцсетях оставлять не стоит.
  7. Фото – к этому вопросу необходимо отнестись с ответственностью, так как фото должно быть в сдержанном деловом стиле, недопустим снимок в домашнем халате, но при этом облик должен излучать дружелюбие и вызывать расположение.

Каких высот можно добиться на данной должности

Должность ассистента является отличным началом для выпускника учебного заведения, она дает возможность расширить свой кругозор и применить на практике полученные знания.

На должности ассистента можно получить неоцененный опыт , как профессиональный, так и жизненный, но добиться карьерного роста не всегда удается.

Занимая подобное место, и отлично исполняя свои обязанности, специалист может надолго на нем остаться, так как руководители не всегда готовы отпускать ценные кадры. В таком случае можно ожидать хорошую оплату, премирование и выплату прочих льгот, но только не продвижение по карьерной лестнице.

Если же молодой специалист пришел на должность помощника начальника подразделения, то здесь больше шансов попасть в приемную генерального директора, а это уже продвижение вверх.

Заключение

Работа в качестве правой руки руководителя — оптимальный вариант для лиц, которые ею одержимы и считают своим призванием быть ассистентом, ведь это большие перспективы иметь стабильную и высокую оплату труда, а также получить опыт и увидеть много стран.

Как грамотно построить карьеру на должности помощника руководителя? Ответ на вопрос — на видео.

Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник: общее и отличия

Как вы заметили, одного и того же офисного работника можно называть по-разному. Меняется ли суть выполняемых обязанностей от того, как звучит должность? Давайте разберемся.
Словом «секретарь » обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – очень многогранный и обобщающий термин, включающий в себя многие возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепринятым использование таких понятий как секретарь-референт и офис-менеджер.
В обязанности референта обычно входят: ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисной техникой. По большому счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот почему на эту должность зачастую берут соискателей без высшего образования, особых навыков и даже без опыта работы.
А вот для работы офис-менеджером требуются особые знания, например, в области делопроизводства и документоведения. Обязанности такого секретаря намного шире, чем обязанности референта.
Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.
Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя».

Какие требования предъявляются к потенциальным секретарям?

Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так).
Итак, основные требования. Я устраивалась на должность секретаря дважды, и оба раза они были очень похожими:
  • оконченное высшее образование (ну какому руководителю понравится, что его помощник будет отлучаться на сессии в самый неподходящий момент?);
  • опыт работы (необязательно, но крайне желательно);
  • приятная внешность;
  • умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете;
  • коммуникабельность, грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме;
  • владение одним или несколькими иностранными языками;
  • возраст от 18 до 35 лет;
  • , ответственный подход к выполнению поставленных задач, желание учиться;
  • возможность работать не нормированно (следовательно, «семейные» женщины, претендующие на должность секретаря, работодателей редко интересуют).
Как я уже говорила, это очень обобщенный список требований к потенциальному референту и у каждого работодателя он свой. Никогда не стоит отказываться от собеседования, если в этом списке вы увидите какой-то пункт, в котором вы не очень сильны. Поверьте, ваши другие достоинства быстро перекроют все ваши слабые стороны.

История моей карьеры

Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись.
Секретарем директора я проработала почти год, после чего меня повысили в должности и перевели в другой отдел. Уходя с поста секретаря, я умела очень многое и была уверена, что если придется начинать все сначала, у меня имеется опыт и багаж знаний. Резюме с указанной должностью секретаря руководителя, разосланное через несколько лет в сети интернет, сделало свое дело и меня пригласили на работу личным помощником директора в крупную коммерческую структуру. Мой опыт работы и владение иностранными языками стали главным критерием моей победы в конкурсе на занятие вакантного места.
Как я и ожидала, должность личного помощника кардинально отличалась от должности обычного секретаря. Мне не пришлось отвечать на общие звонки, делать шефу чай, ксерокопировать документы или подписывать конверты для отправки корреспонденции, чем я привыкла заниматься на заводе. Меня сразу же «окунули» с головой в личную жизнь начальника, в организацию всех его встреч и мероприятий, выполнение особых поручений (например, подобрать подарок на юбилей его друга или сообщить коллеге плохую новость). Мой размеренный жизненный график кардинально поменялся. Работать приходилось по 10 часов в сутки без обеда и перерывов на кофе. В предпраздничные дни сидеть в офисе допоздна, подписывая открытки, считалось нормальным, а работа в выходные дни – естественным процессом. Я сопровождала директора на мероприятиях, организовывала его поездки за границу, с партнерами, покупала-продавала, занималась сотней глупых отчетов. Самое главное – я подстраивалась под постоянно меняющееся настроение шефа, а чтобы избежать его гнева пыталась сделать свою работу максимально быстро, качественно и идеально. У меня отлично получалось организовывать, и меня постоянно просили что-нибудь организовать. Я была переводчиком, когда к шефу приезжали иностранные партнеры. В общем, чего я только не делала на должности личного помощника. Сейчас вспоминаю это место работы с благодарностью, несмотря на все нервы, мелкие неприятности и упреки. Это была настоящая школа жизни, которая меня окончательно раскрепостила, научила общаться с людьми разных уровней и рангов, дала бесценный багаж знаний и умений.
Сравнивая два места работы, две должности могу с уверенностью сказать: быть обычным секретарем – скучно и рутинно (хотя каждому свое, конечно), быть помощником руководителя – интересно, познавательно, полезно. После той школы, которую я «закончила», я с легкостью пошла на повышение, мне стали предлагать интересные должности, приглашали в замечательные проекты. Работая обычным секретарем, я никогда не получала тех позитивных эмоций, которые сопровождали меня на протяжении всей моей работы помощником директора. Я считаю, что я не зря прошла этот путь от начала и до конца, отшлифовав все свои начальные знания и укрепив новые навыки. Я нашла себя, я стала незаменимым человеком, я заслужила уважение коллектива и начальника. Оно того стоило, правда.

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

  • помощь руководителю в его повседневной деятельности;
  • максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
  • в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
  • отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
  • позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
  • позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
  • позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

  • действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

  • должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

  • внутренние документы:
  • устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

  • общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
  • требования и его умения;
  • служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
  • полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
  • ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
  • связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

  • помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
  • назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
  • в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
  • на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
  • помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

  • фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
  • личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

  • выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
  • знать правила корпоративного этикета и делового общения;
  • знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
  • грамотно вести деловые переговоры;
  • уметь оформлять важные документы;
  • информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
  • работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
  • желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
  • уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

  • выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
  • планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
  • сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
  • вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
  • обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
  • подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
  • вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
  • координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
  • доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
  • вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
  • готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
  • обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
  • осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
  • получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
  • готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
  • организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
  • получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
  • общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

  • регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
  • получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
  • изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
  • знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
  • - составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
  • запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
  • знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
  • участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
  • подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
  • направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
  • организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
  • нарушение сроков выполнения требуемой работы;
  • нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
  • действия не в пределах своей компетенции;
  • не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
  • нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
  • предоставление недостоверной информации сотрудникам;
  • недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
  • разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

  • не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
  • правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
  • причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.