Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Описание

Представленное расписание позволяет распределить рабочую силу в течение месяца и дня так, чтобы получить равную загрузку отдела на протяжении всего времени его работы.

Обращаем внимание на то, что рассматриваемый вариант не является каноничным и может требовать дополнений под конкретные бизнес-задачи. Но он также может использоваться в качестве готового решения и был проверен в одной из российских компаний, где эффективность от его внедрения в разы превысила затраты.

Целью данной статьи является продемонстрировать переход от интуитивного планирования персонала к более осмысленному.

Структура

Файл расписания состоит из одного листа, на котором имеются:

  • Список сотрудников;
  • Расписание;
  • Информационная таблица и графики.

Список сотрудников

Список сотрудников начинается как обычный перечень и заканчивается фразой «конец списка». Это сделано специально для того, чтобы случайно, при добавлении нового сотрудника, не потерять верный диапазон формул в информационной таблице.

Т.ч. при добавлении новой строки для сотрудника выделяйте именно строку с фразой «конец списка».

Расписание

Рабочие смены сотрудников определяются часами, записанными через дефис, например «9-18». Часы указываются в формате времени 24 часа и могут иметь перед собой ноль, т.е. смены «7-16», «07-16» и «07-016» являются равнозначными, хотя рекомендуется использовать первый вариант, т.к. он наиболее читаемый.

Расписание задается для каждого сотрудника на конкретный день, т.е. если необходимо задать ночную смену, например с 21.00 до 9.00 следующего дня, то в одном дне необходимо указать «21-00», а в следующем «00-09».

Если смена будет задана в неправильном порядке, то это приведет к неправильным подсчетам в информационной таблице и необязательно, что будет вызвана ошибка. Пример неправильного порядка смены «15-07».

Информационная таблица

Информационная таблица отображает результаты для каждого дня и для каждого часа дня и содержит следующую информацию:

  • «Работающих сотрудников» – показывает максимальное количество одновременно работающих сотрудников за день либо за час;
  • «Произв. на сотрудника» – показывает среднюю производительность на одного сотрудника за день (для дня) и среднюю производительность на одного сотрудника в конкретном часу. Выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.). Производительность на сотрудника в часу выставляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела;
  • «Общая производительность» – показывает сумму производительности всех сотрудников;
  • «Прогноз нагрузки» – показывает прогноз нагрузки на каждый день и час. Прогноз осуществляется вручную, исходя из конкретной статистики отдела, и выражается в количестве (клиенты, звонки, анкеты, письма и т.п.);
  • «Норма загрузки» – выражается в процентах и указывается вручную на каждый час. Показывает, насколько должен быть загружен отдел, чтобы выполнение работ происходило без сбоев, задержек и переработок;
  • «Загрузка» – показывает загруженность отдела при текущем расписании либо выдает ошибку «err »;
  • «Норма отклонения» – задается в процентах и указывает допустимое отклонение от нормы загрузки. Поля строки «Загрузка» имеют условное форматирование, которое помогает отслеживать проблемные места в расписании. Например, если загрузка находится в пределах нормы отклонения от нормы загрузки, то ячейка подсвечивается зеленым цветом. Если загрузка превышает норму отклонения в большую сторону или выдана ошибка, то ячейка подсвечивается красным цветом. Если же загрузка превышает норму отклонения в меньшую сторону, то ячейка подсвечивается синим цветом.

Имеющиеся графики (по два для каждого дня) наглядно демонстрируют покрытие нагрузки на отдел его производительностью и отклонение от нормы загрузки по каждому часу дня.

Для лучшего понимания графиков и установки всех параметров воспользуйтесь советами в конце данной статьи.

1. Какое минимальное количество сотрудников должно работать одновременно?

Это необходимо потому, если кто-то из сотрудников потеряет временную трудоспособность, то отпадет необходимость срочного подбора замены.

2. Как правильно определить производительность сотрудника?

Производительность сотрудников можно определить разными способами. Все зависит от приоритетности целей.

Если необходимо максимально точно перекрыть нагрузку на отдел, то лучше для каждого сотрудника определить персональную производительность, т.к. у сотрудника с опытом работы и стажера будет разная эффективность. Если Вы захотите использовать данный подход, то снимите объединение с ячеек содержащие ФИО сотрудников и в освободившийся столбец впишите количественный показатель производительности сотрудников. Затем в информационной таблице в строке «Общая производительность» замените формулу, применив функцию СУММЕСЛИ() с использованием таблицы работы сотрудников.

Описанный выше подход позволяет наиболее близко увидеть, как будет работать отдел, но он имеет свои минусы: необходимость создания дополнительной статистики для анализа; сложность контроля и определения причин сбоев в эффективности работы отдела; данный способ все равно не позволяет точно определить производительность сотрудника в зависимости от разных ситуаций:

  • сотрудник работает после отпуска;
  • эффективность работы до и после обеденного перерыва может сильно изменяться;
  • эффективность меняется в зависимости от типа нагрузки (клиенты с разными вопросами, различная трудоемкость не однотипных задач и т.д.).

Более простой способ определения производительности, это средняя производительность по отделу за предыдущий период. Если полное покрытие поступаемой загрузки не столь важно и допускает отклонения, то лучше использовать норму производительности, к которой должны стремиться все сотрудники. При планировании расписания заложите небольшой уменьшающий коэффициент производительности для стажеров, вышедших из отпусков сотрудников и т.п. Также помните и о том, что в разное время суток производительность может меняться, и о том, что сотрудники ходят на перерывы.

Использование последнего метода упрощает контроль, т.к. норма производительности определяется для всех и, в случае отклонений, работа с сотрудниками происходит индивидуально.

3. Как определить норму загрузки и норму отклонения?

Норму загрузки часто тяжело определить сразу, часто это можно сделать только эмпирически, используя различные виды статистики и анализа, наблюдения со стороны, персональные опросы и т.д. Также для каждого отдельного вида норма загрузки уникальна, но есть моменты, на которые мы хотим обратить Ваше внимание:

  • Не используйте норму загрузки в 100%, т.к. подобная загрузка обеспечивает колоссальное напряжение на сотрудников, что в конце концом приведет к «сгоранию на работе» и соответственно увеличению текучки персонала;
  • Учитывайте, что нагрузка может поступать не постепенно, а «волнами». Например, нагрузка на отдел в конкретном часу 20 клиентов, может означать, что первые 5 поступят в первые 30 минут, а последующие в последние 30 минут, что создаст ожидание, которое может продолжаться до окончания часа, либо перейти на последующие часы, увеличив их нагрузку, а некоторые клиенты, возможно, захотят обратиться позже;
  • Опытным путем определите, при каких нагрузках показатели эффективности работы отдела сильно не изменяются и соответствуют желаемым параметрам, таким образом, Вы получите диапазон значений загрузки, где среднее из данного диапазона будет являться нормой, а остальное из этого же диапазона допустимым отклонением.

Скачать расписание

  • Вперёд >

Если материалы сайт Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

). Как его составлять и в чем особенности этого процесса, мы поговорим в данной статье.

Штатное расписание – это документ, где содержится структурный состав сотрудников компании, перечень должностей, штатных единиц, данные об окладах, надбавках, зарплаты в целом. Документ формируется на основе Устава компании или специального положения.

Для его оформления используется . В принципе, закон прямо не обязывает компании иметь сформированное штатное расписание, но Роскомстат обязывает все компании вести учет оплаты труда и сопутствующей первичной документации.

Соответственно и нанимать сотрудников можно только на основе имеющегося штатного расписания, где указаны должности, структурные подразделения. Это правило касается найма сотрудников не только на основное место работы, но и на должности по совместительству.

Как правило, формированием этого документа занимается бухгалтерия, но Квалификационный справочник возлагает эту обязанность на экономиста по труду. Но поскольку эта должность часто отсутствует на предприятиях, часто ответственного за эту работу руководитель назначает самостоятельно.

В том случае, когда эта обязанность возлагается на сотрудника, который не должен заниматься этими вопросами в соответствии с закрепленными за ним функциональными обязанностями, для утверждения за ним этих функций выдается специальный приказ.

Формируя штатное расписание на 2016 год , надо знать, что название должности в нем и трудовом договоре, составленном с сотрудником, должно точно совпадать.

Создать штатное расписание на 2016 год надо до конца 2015 года, но утвердить его надо на 1 января 2016-го. Чтобы оно набрало законную силу, руководитель компании должен провести его отдельным приказом. Обратите внимание, что если за прошедший год оно не изменялось или изменения были незначительными, утверждать его наново в будущем году не обязательно. Можно только составить список изменений.

Еще одно важное правило – заполнение формы Т-3 не может сокращать документ, но может его слегка расширять. Скажем, если какой-то раздел не востребован, его не удаляют, но и не заполняют. В какой последовательности располагать позиции расписания определяет руководитель компании.

В каждом подразделении должны быть указаны не только штатные должности, но так же и специализация сотрудников. Причем должности надо указывать в порядке убывания от высшей до самой младшей должности. Их наименования пишутся в именительном падеже. Если штатное расписание предусматривает наличие неполных штатных единиц, их надо привести в графе 4, указав доли 0,25; 0,5.

Заполняя образец заполнения штатного расписания , чаще всего допускают ошибки в графе оклада. Обычно там указывают не фиксированную ставку, а ее диапазон. Чтобы определить точную цифру, надо обратиться к приказу о штатном расписании, сложить суммы окладов. А для отражения диапазона оклада, который получают сотрудники на разных должностях, существует графа о надбавках.

Задачи штатного расписания

Логично возникает вопрос, зачем нужно официально оформленное штатное расписание в компании? Прежде всего, как доказательство в суде, когда возникает вопрос о трудоустройстве сотрудника. Ведь в случае сокращении должности работодатель должен предложить увольняемому сотруднику что-то в качестве альтернативы. А если это невозможно, он должен это доказать. Поэтому данный документ является веским доказательством в суде, если он оформлен правильно: пронумерован, прошит, скреплен печатью и завизирован руководителем или главбухом.

Печати и подписи на документе

Независимо от того, на скольких листах составлено штатное расписание, подписываться должен последний лист в строго указанном месте. Хотя существуют моменты, когда необходимо подписать каждый лист. В этом случае в форме доставляются специальные строки, на которых и ставится роспись. Такое происходит чаще всего тогда, когда надо утвердить штатное расписание руководителем филиала до его утверждения в главном офисе. Обратите внимание на то, что на форме № Т-3 ставить печать не обязательно.

Внесение изменений в штатное расписание

В тех случаях, когда в компании вводятся новые должности, упраздняются старые, формируются новые отделы, изменяется состав сотрудников, эти изменения надо отразить в штатном расписании. Если при этом формируется приказ об изменении штатного расписания, в нем надо указать следующие причины:

Расширение или сокращение производства компании;
ликвидация повторяющихся обязанностей;
внесенные изменения в законодательстве, которые требуют соответствующим образом изменить штатное расписание;
улучшение работы руководящих структур;
реорганизация формы.

Все изменения штатного расписания должны соответственно фиксироваться в личных карточках сотрудников и их трудовых книжках. Но на это надо получить согласие сотрудника в письменном виде.

Когда необходимо изменить оклад сотруднику, ему об этом сообщают за два месяца до наступления факта. Событие обязательно надо зафиксировать в штатном расписании, а также в дополнительном соглашении к штатному договору. Хотя в принципе, любые изменения в данном расписании необходимо доводить до сведения сотрудников, и только после этого вносить изменения в трудовую книжку и штатное расписание. Для этого оформляется отдельное документальное решение работодателя. Например, приказ. Подробности можно уточнить в п. 3.1 Инструкции № 69.

Понятие штатной расстановки

Поскольку во многих компаниях наблюдается большая текучка кадров, в работе часто используется так называемая штатная расстановка – штатный список должностей организации. Главное преимущество этого документа – возможность быстро вносить в него изменения без различной сопроводительной документации. Например, она не требует издания соответствующего приказа, чтобы провести внесенные изменения.

Поскольку бланк формы Т-3, то есть штатное расписание, дает только представление об общем количестве штатных единиц в компании, по нему невозможно узнать, занята должность или вакантна, кто нее занимает. А штатная расстановка содержит сведения об имени сотрудника, какую должность он занимает, в каком статусе она находится.

Таким образом формируется штатное расписание на 2016 год (образец скачать).