Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Штатное расписание – это документ, который определяет порядок распределения труда каждой должности, их часы работы, размер окладов и количество сотрудников в целом. По Трудовому кодексу РФ, статья 15, положениям и уставу предприятия, он должен быть на каждом предприятии (а если он не соответствует требованиям ТК РФ, но принят, то возникает вопрос о том, как это произошло, и, как следствие, к разбирательству по вопросу о коррупции — детали в ). В каждой компании такой документ играет очень большую роль. С помощью утвержденного документа можно сравнивать численность сотрудников по отделам, оплату труда, их образовательный уровень, отличия обязанностей каждой единицы, и даже составить характеристику с работы, образец которой есть .

На основе штатного расписания могут оформляться служебные записки. Предмет последних может быть самым разным — от поощрения до увольнения. То, как пишется служебная записка и пример заполнения можно найти по ссылке.

Составляют такой документ и строительные организации, и гостиницы, школы (для которых так же оформляются и , чаще ассоциируемые с ВУЗами), детский сад (дошкольные учреждения), рестораны, кафе, ЖКХ, МВД, моу, для ЧОП, СОШ, предприятия производственного и сельскохозяйственного направления. Очень важным и длительным процессом является составление для образовательного учреждения (общеобразовательной школы). Это связано с тем, что нужно подробно составить время уроков, сделать правильно расстановку учебного процесса и заработную плату учителей на основе часов работы. В конце года расписание для школ уже не действует и на следующий год и вовсе составляют новое.

Штатное расписание на 2018 год как составить правила

Такой документ должен быть предусмотрен на каждом предприятии. Он может быть составлен в соответствии с утвержденной формой т3, а может быть разработан самим предприятием. Порядок действий, данные сведения при составлении и содержание от этого не меняются. Утверждает в компании директор, управляющий, руководитель и те должностные лица, которые имеют право на такие действия. Нельзя указывать должности с неполными ставками. В нем пишут только полные ставки в зависимости от структуры предприятия. Оклад насчитывается с главного, основного фонда.

Читайте про трудовые споры и порядке их рассмотрения

Форма т-3 что такое — образец

Форма т3 является типовой, унифицированной и разработана для того, чтоб в нее вносить все штатное расписание. Применяют ее многие руководители и организации. Она включает в себя такие графы: отдел компании с названием и кодом, структурное подразделение, должность работника с квалификацией, количество сотрудников на такой должности, их оклад с ндфл, доплаты, общая сумма и примечания. В государственных учреждениях прикладывают пояснительную записку.

Пример бланка

После того, как ответственное лицо составит штатное расписание, директор должен написать приказ о его утверждении. Такой приказ есть на каждом предприятии, которое имеет юридическую форму. В таком приказе обязательно указывают гриф утверждения (в соответствии с ГОСТом), название предприятия и что утверждается. Дополнительно это подкрепляется локальным актом. Пример и форму заполнения можно посмотреть.

Вам будет интересно также ознакомиться с последними изменениями в статье №159 УК РФ о мошенничестве. Подробности


Изменение штатного расписания

Изменить расписание можно двумя путям:

  1. Если большие изменения, тогда стоит заняться составлением нового расписания и утвердить его с новым номером.
  2. Внести изменения с помощью приказа об изменениях. В таком случае обязательно указывается, на каком основании меняется такой документ. В нем указывает регистрационный номер, наименование организации, дата, название документа и текст.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание образец 2018

Размер такого документа зависит от того, в какое количество пунктов вносятся изменения. Он может быть на пол листа, а может быть на несколько. Отображают такую информацию: название организации, город, дата, номер документа и название, текст (что изменяют и по какой причине), должность, дата и подпись.
Составлять такой документ очень важно. Это упростит задачу как начальству, так и сотрудникам. То есть, все слова будут подкреплены документально.

Изменение в связи с исключением должностей

Часто бывает, что в организации меняют название отделов (переименование) и делают перестановку кадров. Некоторые вообще исключают или понижают. Если расписание подвергается глобальным изменениям, тогда его полностью меняют на новое. А если убирают одну или две должности, пишут приказ о том, каких должностей не будет. Важно уведомить об этом сотрудников, которые работают на таких не позднее, чем за 2 месяца. В связи с этим, руководитель создает еще один приказ об изменении расписания.

О введении новой должности

Аналогично тому, как создают приказы с исключением должности, делают и с увеличением их. В начале руководитель пишет приказ о введении новой должности, в котором прописывает с какого числа она вводится, размер оклада по ней и количество рабочего времени. И дальше пишет приказ об изменении в связи с этими нововведениями. Если должность вводится в штат на определенный срок, тогда в расписании указывают на какой период.

Приказ о сокращении должности в штатном расписании образец

Создавая такой приказ, руководитель должен указать и перечислить все должности, которые будут сокращены. Далее определят, какие работники могут попасть под сокращение, какие нет и их уведомляют.

Сколько должно храниться на предприятии

На любом предприятии, не зависимо от организационной формы деятельности, сколько учредителей и физическое или юридическое лицо (ООО, ип или другое), на упрощенке или нет, частное оно или государственное, срок хранения 75 лет . В законодательстве РФ не указано где оно должно храниться.

Похожее

Необходимым документом для родственников умершего человека, является бумага о кончине последнего. Его нужно получить для оформления наследства и для н...

Расторжение срочного трудового договора по инициативе работника Практически каждый гражданин, работавший по найму, знаком с ситуацией, когда приходиться по своему желанию прекращать деловые отношения с работодателе...

На данный период времени множество профессий требуют наличие санитарной книжки, которая подтверждает тот факт, что работник полностью здоров и не явля...

Какие документы нужны для налогового вычета за покупку квартир список для 2018 года При приобретении квартиры можно получить налоговый вычет (как и при обучении, хотя тут процедура немного отличается - подробнее о ней можно узнать зде...

Штатное расписание – это внутренний документ компании, в котором отражена информация о ее структуре, штатном составе, количестве штатных единиц, а также тарифная ставка для каждой должности. Необходимость такого локального акта прописана в положениях Трудового кодекса РФ. Но речь в них идет конкретно об организациях, ИП при этом не упоминаются. Давайте разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять этот документ. А также рассмотрим, как составляется, заполняется и утверждается штатное расписание для ИП на «упрощенке» на конкретном примере.

Упоминание о штатном расписании (ШР) можно встреть лишь в 57 статье ТК РФ. Она говорит о том, что при заключении трудового договора (контракта) в его тексте нужно прописать должность работника, его специальность, профессию, которые должны соответствовать штатному расписанию компании. В противном случае следует детально указать все трудовые обязанности и функции, которые возлагаются на принимаемого на работу сотрудника.

Из вышесказанного следует, что в случаях, когда в ТД (трудовом договоре) указывается лишь должность работника (профессия, специальность), то в организации априори предполагается наличие штатного расписания. И напротив, если в положениях трудового соглашения с сотрудником четко, по пунктам прописаны все его трудовые обязанности, указаны конкретные виды работ, которые он должен будет выполнять, необходимости в ШР не возникает.

В той же 57 статье ТК РФ говорится о штатном расписании организаций, при этом о необходимости наличия такого документа у предпринимателей никак не упоминается. Но этот факт может расцениваться двояко, причем как самими ИП, так и должностными лицами Трудовой инспекции. А отсутствие ШР у ИП может быть рассмотрено как грубое несоблюдение Трудового законодательства и повлечь за собой карательные меры, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ.

  • общее число трудоустроенных лиц составляет более 3 человек;
  • обязанности принятых на работу сотрудников соответствуют общепринятым функциям стандартных должностей (специальностей, профессий);
  • штат работников нуждается в четком структурировании и строгом распределении обязанностей.

Нередко встречаются ситуации, когда вновь принимаемый на работу сотрудник заключает с работодателем трудовой договор и оформляется на определенную должность. При этом действующего штатного расписания, в котором эта должность была бы прописана и закреплена в компании, попросту нет. Нужно понимать, что даже факт отсутствия у работодателя ШР не может служить препятствием для трудоустройства работника, выполнения им своих должностных обязанностей и реализации трудовых прав.

Случается, что сотрудник назначается на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Несоответствие сведений в трудовом договоре и ШР не является препятствием для приема на работу, а возникшие разногласия на основании 8 статьи ТК РФ, как правило, решаются в пользу ТД. А работник считается оформленным на должность, указанную в трудовом контракте.

Пренебрежение оформлением и заполнением штатного расписания может создать некоторые трудности в первую очередь для самого работодателя. В частности, организация или ИП, не имеющая действующего ШР, не сможет осуществить сокращение штата. Точнее сделать это, конечно, можно. Но есть возможность нарваться на трудовой спор с работником и повышенное внимание со стороны Инспекции по труду. Доказать правомерность сокращения и оформить процедуру по всем правилам без утвержденного, действующего штатного расписания не представляется возможным.

Правила оформления штатного расписания

Штатное расписание оформляется и заполняется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Работодателям, вне зависимости от их статуса и формы (ООО, ОАО, ИП и пр.), рекомендуется использовать именно эту форму. Но она носит рекомендательный характер, и при желании компания-наниматель может разработать собственный бланк документа со своей структурой. И вот почему.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что первичные документы считаются действительными и могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены строго по форме, включенной в альбом унифицированных форм первичной учетной документации. И лишь те акты, формы которых не содержатся в этих альбомах, могут оформляться в произвольном виде, но непременно должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в 9 статье ФЗ № 129-ФЗ.

Так как в ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится конкретно о первичной документации, то получается, что к штатному расписанию это правило никакого отношения не имеет. Ведь оно не является и никогда не являлось первичным документом. Свидетельствуют об этом те факты, что ШР не отражает хоз. операции, участвующие в бухучете, на основании этого документа не осуществляется начисление зарплаты сотрудникам и не формируются бух. проводки.

Тем более что с начала 2013 года компании и предприниматели и вовсе получили право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации и использовать их в своей работе. Для этого их лишь нужно утвердить приказом генерального директора (президента, иного руководящего лица) компании или отразить в приложении к учетной политике.

Получается, что работодатель вовсе не обязан оформлять штатное расписание по форме Т-3, а вполне может пользоваться своей, отличной от унифицированной.

Обычные должности (специальности, профессии) организации и ИП вносят в ШР по своему усмотрению, для них можно использовать произвольные названия. Если же трудовые функции, предусмотренные некоторыми должностями, относятся к категории опасных, предусматривает предоставление неких льгот или имеет определенные ограничения, то такие должности, специальности, профессии, а также требования к квалификации трудоустраиваемых на них работников должны полностью соответствовать положениям квалификационного справочника (57 статья ТК РФ).

На сегодняшний день существует три основных справочника, на которые следует ориентироваться: ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР. В тех случаях, когда профессия (должность) предполагающая льготы или ограничения, в этих справочниках не указана, в трудовой договор и иные документы она должна заноситься на основании документов, предоставляющих право на льготы или накладывающих ограничения.

Сложность состоит в том, что различные законодательные акты РФ предусматривают огромное количество самых разных категорий работников, имеющих право на те или иные льготы. Поэтому, чтобы случайно не допустить ошибку, влекущую за собой наказание со стороны Трудовой инспекции, работодателям разумнее отказаться от самодеятельности и вносить наименование должностей в ШР в строгом соответствии с рекомендованными справочниками.

Порядок заполнения штатного расписания по форме Т-3

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения, где предусмотрена та или иная должность. Например, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. В графу 2 вносится код, установленный для каждого подразделения. В графе 3 содержатся наименования всех должностей (специальностей, профессий), предусмотренных в компании или у ИП.

В графе 4 ШР отражается информация о количестве штатных единиц. Для каждой должности этот показатель может быть указан как целым числом, так и в долях (например, 0,5 или 0,25). В 5 графе прописывается установленный для каждой отдельной должности оклад (для целой штатной единицы). Столбцы с 6 по 8 содержат сведения о причитающихся работникам надбавках. Они могут быть указаны как в денежном эквиваленте (руб.), так и в процентах или коэффициентах.

Если величина тех или иных надбавок не имеет твердого значения и меняется в зависимости от каких-либо показателей, например, трудового стажа, то вполне допустимо вовсе не заполнять графы 6-8. Вместо этого в 10 графе в качестве примечания следует указать документ, регламентирующий правила предоставления и величину надбавок.

Примечательно, что отражение в штатном расписании получили именно надбавки. В свою очередь премии и иные стимулирующие выплаты в этом документе не указываются. Почему именно надбавочная часть зарплаты заслужила иметь месть быть в штатном расписании не совсем ясно. Тем более, что трудовым законодательством четкого определения понятию «надбавка» не предусмотрено.

В 9 графе штатного расписания должна отражаться общая сумма заработной платы, причитающейся работнику, занимающему определенную должность. Но вывести итоговое значение можно лишь при условии, что данные в графах 5-8 выражены в едином эквиваленте – в рублях. В противном случае подвести итог не представляется возможным.

Как утверждается штатное расписание

Право утверждения штатного расписания дается руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. С этой целью издается соответствующий приказ. Проставление печати на ШР не обязательно, допускается по желанию и ошибкой не считается.

Оформленное и утвержденное штатное расписание не считается окончательной формой документа и может меняться столько раз, сколько это требуется. Аргументировать вносимые изменения совсем не обязательно. Даже при возникновении спорной ситуации, связанной с сокращением сотрудника, причины и рациональность изменений в ШР суды во внимание не принимают.

Штатное расписание составляется отделом кадров, экономистами или бухгалтерией, является официальным документом юридического лица и входит в состав обязательных кадровых документов, составляется оно, как правило, на год. На основании него осуществляется прием сотрудников во вновь организованное предприятие, а также происходит коррекция действующего состава. Готовое расписание утверждается приказом руководителя. Довольно часто документ требуют при проверках, а также могут запросить в случае судебных разбирательств.

В штатном расписании перечисляется перечень подразделений, в котором описывается организационная структура организации и его штатная численность, согласно уставу, с указанием количества работников, профессий, величие заработной платы, сумм доплат и надбавок. Если есть необходимость, то работники могут быть разделены по принадлежности к организационной структуре, например, «Административный отдел», «Отдел продаж», «Отдел кадров» и так далее.

Организации могут использовать как унифицированную форму Т-3 штатного расписания, так и вести самостоятельно разработанную форму, согласно ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом необходимо, чтобы форма содержала следующие элементы:

  • Наименование предприятия.
  • Была установлена дата составления документа и его название.
  • Присутствовало содержание.
  • Денежное выражение должно содержать единицы измерения.
  • Должен быть указан ответственный за составление данного документа, его должность, ФИО и подпись.

Бланк штатного расписания также можно найти во многих специализированных программах для ведения бухгалтерии, в конце статьи можно скачать необходимые формы. Рассмотрим порядок заполнения формы Т-3.

Образец заполнения штатного расписания

Наименование организации вносятся в документ в строгом соответствии, как указано в регистрационных документах, указывается код ОКПО, присвоенный органами статистики в момент регистрации юридического лица. Нумерация может начинаться сначала каждый год, так и быть сплошной, считая с момента создания первого документа.

Штатное расписание утверждается на основании приказа руководителя, а в соответствующих графах в «штатке» указывается его номер и дата вступления в силу. В форме указываются общее число рабочих мест, учитывая и вакантные, не занятые места.

Следует учитывать, что дата утверждения формы и дата ее составления могут отличаться, дата вступления в силу документа может быть также отлична от первых двух дат. Даты должны быть в соответствующем порядке.


Табличная часть документа содержит в себе графы:

  • Должно быть указано наименование каждого структурного подразделения и его код.
  • Должности сотрудников, квалификация и разряд.
  • Количество в организационной структуре штатных единиц персонала.
  • Оклад по каждой позиции.
  • Величина надбавок и доплат.
  • Графа всего.
  • При необходимости может указываться примечание.

В каждом предприятии присутствует несколько структурных подразделений, отражающих, в том числе, основные направления деятельности и чем больше организационная структура, тем их больше. В соответствии с орг. структурой руководство может самостоятельно определить названия подразделениям и присвоить код отделу – это может быть, как аббревиатура названия, так и набор цифр, которые обозначают их место расположение.

Должности в организации определяются на основании справочника – классификатора ОКПДТР, причем коммерческие организации могут применять у себя не только строгую формулировку. Бюджетные организации должны применять в строгом соответствии, так как сотрудники могут получить определенную государственную поддержку и льготы, если это предусматривает профессии, подразумевающая работу во вредных условиях труда. Обязательно нужно будет использовать классы и разряды, согласно тарифно-классификационному справочнику. Указывать можно в любой последовательности: в разброс, по приоритету должности, по алфавиту.

В зависимости от производственной необходимости количество персонала определяется самостоятельно. Возможно применение труда по совместительству, так же неполного рабочего дня. В таком случае используются десятичные дроби (0,3; 0,7). В тоже время можно учитывать и вакантные должности, если есть необходимость в определенном количестве сотрудников, такие данные указываются либо в примечании, либо внизу в сноске.

В графе «Оклад» указывается заработная плата (тарифная ставка), которая пишется в рублях с копейками. Величина может быть определена в соответствии с тарифной сеткой, по ставке или исходя их процента или доли выручки (прибыли) и т.д. Если сотрудник принимается на сдельную ставку, то в штатном расписании следует указать зарплату, рассчитанную по определенным методикам.

Должностные оклады работников указываются в графе 5 , премии, которые должны быть отражены в Положении «О премировании» (трудовых договорах каждого сотрудника или коллективном договоре) указываются в графе 6. Доплата за вредные условия труда, которые определяются по проведенной в обязательном порядке специальной оценке условий труда и закрепленные соответствующими нормативными актами, указываются в графе 7 .

Доплаты и надбавки сотрудникам, которые установленными в трудовом договоре или установлены законом отражаются в графе «Надбавки и доплаты» . Это может быть доплата за интенсивность, вредные условия труда, северные коэффициенты и премии. При необходимости можно применять процентное разделение этих коэффициентов.

Сумма заработной платы с учетом всех штатных единиц, окладов и надбавок по всему предприятию указывается в графе 9 . Фактические исходя из итогового значения данной графы определяется общий фонд заработной платы по организации за месяц в целом.

Готовая форма штатного расписания подписывается руководителем отдела кадров, а также главным бухгалтером, ставится печать и после этого форма утверждается соответствующим приказом руководителя. Если документ состоит из нескольких листов, то его сшивают, нумеруют и скрепляют печатью.

Внесение изменение в ШР

Обычно штатное расписание утверждается на год, тем не менее ввиду определенных обстоятельств может возникнуть необходимость во внесении корректив в ранее утвержденную форму. Это производится также на основании приказа руководителя (или уполномоченного на это действие лицом), об вносимых изменениях. Как правило, такая необходимость возникает в результате изменения организационной структуры организации, например, при сокращении персонала или наоборот при расширении, при изменении окладной части, реорганизации и т.д.

Если изменения коснулись каких-либо сотрудников организации, то их необходимо уведомить под роспись в письменной форме о произведенных в «штатке» изменений.

Скачать бланк ШР

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

  • Наименование отделов, присвоение им кода.
  • Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
  • Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

  • Сформировать организационную структуру предприятия.
  • Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
  • Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
  • Установить надбавки и их размер.
  • Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

  • Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
  • Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

  • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
  • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

  • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
  • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
  • Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
  • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

  • Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
  • Указать код ОКПО.
  • Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
  • В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
  • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
  • Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

  • Округление осуществляется по каждому подразделению.
  • Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

  • Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
  • Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
  • Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
  • Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
  • Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  • Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.